Song song với dịch vụ giải thể doanh nghiệp trong nước, Kế toán Minh Anh còn là đơn vị uy tín trong việc hỗ trợ tạm ngưng hoạt động hoặc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện (VPĐD) của thương nhân nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam. Đây là nhóm thủ tục đặc thù, yêu cầu kiến thức sâu về Luật Thương mại, Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Luật Quản lý Thuế, chính sách lao động – bảo hiểm, cũng như kinh nghiệm xử lý hồ sơ liên quan đến thương nhân nước ngoài.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, đại diện VPĐD làm việc với Sở Công Thương, cơ quan thuế, hải quan, cơ quan công an và các đơn vị liên quan, giúp khách hàng nước ngoài tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý.
Các trường hợp cần tạm ngưng hoặc giải thể VPĐD
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép tạm ngưng hoặc giải thể khi thuộc một trong các trường hợp:
1.1. Tạm ngưng hoạt động VPĐD
VPĐD có thể tạm ngưng nếu:
Thương nhân nước ngoài tái cấu trúc hoạt động kinh doanh và tạm ngưng các hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Văn phòng gặp khó khăn về nhân sự, chi phí vận hành hoặc chiến lược thị trường.
Chờ thời gian xem xét đầu tư hoặc chuyển đổi mô hình sang chi nhánh/công ty 100% vốn nước ngoài.
Có thông báo hoặc yêu cầu từ công ty mẹ ở nước ngoài.
Tạm ngưng là lựa chọn giúp thương nhân không phát sinh nghĩa vụ thuế – sổ sách – báo cáo, nhưng giữ lại quyền tiếp tục hoạt động sau này.
1.2. Giải thể VPĐD
VPĐD cần tiến hành giải thể khi:
Thương nhân nước ngoài không tiếp tục hoạt động tại Việt Nam.
Không đáp ứng điều kiện duy trì theo quy định pháp luật.
Giấy phép hoạt động hết hạn mà thương nhân không gia hạn.
VPĐD bị thu hồi giấy phép theo quyết định của Sở Công Thương.
Chuyển đổi mô hình sang thành lập pháp nhân độc lập tại Việt Nam.
Dù VPĐD không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận, nhưng vẫn có nghĩa vụ kế toán – thuế – báo cáo hoạt động, nên khi giải thể cần thực hiện đúng quy định để không bị phạt.
Hồ sơ VPĐD cần cung cấp
Để Kế toán Minh Anh thực hiện trọn gói, khách hàng chỉ cần chuẩn bị:
- Bản sao Giấy phép thành lập VPĐD.
- Báo cáo hoạt động hằng năm đã nộp Sở Công Thương (nếu đã từng nộp).
- Chứng từ liên quan đến chi phí hoạt động, bảng lương, hợp đồng lao động.
- Sổ sách kế toán, tờ khai thuế đã nộp trước đó.
- Hợp đồng thuê văn phòng và các phụ lục liên quan.
- Giấy ủy quyền của thương nhân nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự).
Nếu khách hàng không rõ hồ sơ còn lưu hay thất lạc, Kế toán Minh Anh sẽ hỗ trợ rà soát và xin trích lục (nếu có thể).
Quy trình tạm ngưng hoặc giải thể VPĐD tại Kế toán Minh Anh
Để đảm bảo VPĐD chấm dứt hoạt động đúng luật, không bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt, Kế toán Minh Anh thực hiện quy trình 12 bước, phù hợp với mọi trường hợp có hoặc không phát sinh chi phí – nhân sự – thuế.
3.1. Tư vấn và rà soát hồ sơ ban đầu
Kiểm tra tình trạng VPĐD đang hoạt động hay đã hết hạn.
Rà soát nghĩa vụ thuế, tình trạng báo cáo định kỳ.
Tư vấn điều kiện, thời gian, chi phí phù hợp cho phương án tạm ngưng hoặc giải thể.
3.2. Kiểm tra nghĩa vụ thuế của VPĐD
Dù không kinh doanh sinh lợi nhuận, VPĐD vẫn phải:
Khai thuế TNCN nếu có nhân sự.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu từng sử dụng).
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi giải thể nhân viên.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Đóng bảo hiểm (nếu có người lao động).
3.3. Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý
Bao gồm:
Thông báo tạm ngưng/giải thể VPĐD.
Quyết định chấm dứt hoạt động do thương nhân nước ngoài ban hành.
Danh sách tài sản, nhân sự, nghĩa vụ còn lại.
Văn bản ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự.
3.4. Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương
Nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công.
Nhận giấy hẹn và làm việc với chuyên viên xử lý.
Điều chỉnh – bổ sung hồ sơ nếu được yêu cầu.
3.5. Thực hiện thủ tục thuế và chấm dứt mã số thuế
Nộp văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Quyết toán thuế TNCN (nếu có nhân viên).
Cam kết không phát sinh nghĩa vụ thuế sau thời điểm giải thể.
Xử lý các khoản nợ thuế còn tồn (nếu có).
Nhận biên bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
3.6. Làm việc với cơ quan công an
(Chỉ áp dụng nếu VPĐD sử dụng con dấu được cấp trước 2015.)
Nộp hồ sơ trả dấu.
Nhận xác nhận thu hồi dấu.
3.7. Nhận kết quả giải thể VPĐD
Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và hồ sơ pháp lý, Sở Công Thương sẽ cấp:
Thông báo chấm dứt hoạt động VPĐD.
Xóa tên VPĐD trên hệ thống quản lý thương nhân nước ngoài.
3.8. Bàn giao kết quả cho thương nhân nước ngoài
Bàn giao hồ sơ, thông báo, biên bản thuế.
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ trong trường hợp cần đối chiếu sau này.
Thời gian xử lý & Chi phí dịch vụ
4.1. Thời gian thực hiện
Tạm ngưng: 5–7 ngày làm việc.
Giải thể VPĐD: 10–15 ngày làm việc tùy mức độ phát sinh chứng từ – nhân sự.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ tại Kế toán Minh Anh
Không yêu cầu thương nhân nước ngoài phải trực tiếp có mặt tại Việt Nam.
Đại diện làm việc trọn gói với tất cả cơ quan: Sở Công Thương – Thuế – Công an – Hải quan.
Xử lý hồ sơ chính xác theo quy định pháp luật, hạn chế rủi ro bị phạt.
Tối ưu tối đa các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và chi phí liên quan.
Có kinh nghiệm giải thể nhiều VPĐD đến từ Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Âu…
Bàn giao đầy đủ giấy tờ, hồ sơ đã hoàn thành để phục vụ việc lưu trữ sau này.
