Thành lập chi nhánh công ty là thủ tục đăng ký hoạt động của các chủ thể có liên quan nhằm phát triển toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty, kể cả chức năng của công ty đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh của công ty ngoại tỉnh được đăng ký trong sổ đăng ký thương mại nơi đặt trụ sở chính của chi nhánh.
1. Chi nhánh công ty là gì?
Chi nhánh công ty là đơn vị trực thuộc một doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ – kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Nó hoạt động dưới tên doanh nghiệp mẹ nhưng không có tư cách pháp nhân riêng biệt.
Chi nhánh thường có con dấu riêng và có thể mở tài khoản ngân hàng riêng. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) vẫn nằm trong phạm vi quyền của công ty mẹ nếu chi nhánh không được giao tư cách riêng biệt về hóa đơn.
2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
a) Về tư cách thành lập
Để mở chi nhánh, trước hết doanh nghiệp mẹ phải đã được thành lập và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước. Vì vậy, không thể tiến hành thủ tục chi nhánh đồng thời với lúc thành lập công ty.
b) Về tên chi nhánh
Tên chi nhánh phải bao gồm cụm từ “Chi nhánh” kèm theo tên công ty mẹ, được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt (có thể kèm chữ F, J, Z, W), số và ký hiệu theo quy định.
c) Về trụ sở chi nhánh
Trụ sở chính chi nhánh là địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp tại Việt Nam: bao gồm địa chỉ cụ thể, số điện thoại, fax hoặc email. Công ty mẹ có quyền đặt chi nhánh trong hoặc ngoài nước, và có thể đặt nhiều chi nhánh tại cùng địa phương hành chính.
d) Về ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ; chi nhánh chỉ được thực hiện những ngành nghề mà công ty mẹ đã ghi trong đăng ký kinh doanh.
e) Về người đứng đầu chi nhánh
Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân có năng lực pháp luật và hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị treo mã số thuế hoặc bị cấm theo quy định.
3. Hồ sơ cần thiết khi thành lập chi nhánh công ty
Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.
- Quyết định thành lập chi nhánh: đối với công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần tương ứng quyền quyết định của chủ sở hữu hoặc đại hội đồng cổ đông.
- Biên bản họp thành lập chi nhánh (áp dụng đối với công ty mà luật yêu cầu).
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh:
- Cá nhân Việt Nam: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
- Cá nhân nước ngoài: giấy phép tạm trú do cơ quan Việt Nam cấp, giấy phép lao động và hộ chiếu.
- Đối với một số ngành kinh doanh có điều kiện: bản sao chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép chuyên môn liên quan.
4. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty — chi tiết
Bước 1: Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện thành lập chi nhánh như đã nêu (công ty mẹ đã thành lập, tên chi nhánh, trụ sở, ngành nghề, người đứng đầu)
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định (như mục 3)
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở.
Bước 4: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ; nếu hợp lệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp bị từ chối, sẽ có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 5: Sau khi được cấp giấy chứng nhận, chi nhánh tiến hành khắc dấu riêng. Lưu ý: nên khắc dấu mà bỏ địa chỉ quận/huyện để tránh phải khắc lại khi địa điểm thay đổi.
Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh như kê khai thuế môn bài, đăng ký chữ ký số, treo biển hiệu chi nhánh, nếu có tài khoản ngân hàng riêng thì mở tài khoản chi nhánh.
5. Chi phí và thời gian thành lập chi nhánh công ty
Về chi phí và thời gian, mỗi doanh nghiệp sẽ có mức khác nhau tùy gói dịch vụ lựa chọn. Ví dụ tại Kế Toán Minh Anh có thể triển khai gói trọn gói với các hỗ trợ đi kèm như: miễn phí thuế ban đầu, hỗ trợ chữ ký số, con dấu, hóa đơn điện tử, và hỗ trợ doanh nghiệp 24/7.
Về thời gian: từ khi khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin → chứng từ, so với khu vực trung tâm thường thực hiện trong khoảng 3–5 ngày làm việc; khu vực ngoại thành hoặc tỉnh khác có thể 7–10 ngày làm việc; tổng thời gian để chi nhánh đi vào hoạt động có thể khoảng 15–20 ngày làm việc.
6. Các loại thuế chi nhánh công ty cần nộp
- Thuế môn bài: chi nhánh phải kê khai và nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh nếu thuộc diện phải đóng.
- Thuế GTGT (VAT): Chi nhánh kê khai và nộp thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện như: hoạt động độc lập, hoặc chi nhánh ở địa phương khác với trụ sở chính.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
- Nếu chi nhánh hạch toán độc lập: kê khai và nộp TNDN riêng.
- Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc: toàn bộ kết quả kinh doanh được hợp nhất và xử lý thuế tại công ty mẹ.
7. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh tại Kế Toán Minh Anh
Kế Toán Minh Anh với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp sẽ hỗ trợ chi tiết:
- Tư vấn tối ưu loại hình và mô hình chi nhánh phù hợp với chiến lược kinh doanh.
- Thay mặt khách hàng thực hiện mọi thủ tục từ chuẩn bị hồ sơ, nộp đăng ký cho tới nhận kết quả.
- Hỗ trợ miễn phí hoặc với chi phí ưu đãi trong trường hợp có tranh chấp pháp lý phát sinh liên quan đến việc thành lập chi nhánh.
- Hỗ trợ hậu thành lập như khai thuế ban đầu, đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử,…
